Правильное оформление потраченной директором суммы
2013-04-29
12:34:00
Что делать, если директор фирмы потратил деньги компании на свои нужды?
Как правильно оформить подобные траты?
Существуют несколько способов оформления потраченной на собственные нужды суммы:
1) Самый удобный и законный способ – это оформление договора займа. Такой способ выдачи денег удобный с точки зрения налогообложения. Вы сами можете назначить сумму займа, процентную ставку (или ее отсутствие) и срок его возмещения. В таких случаях обязательно составляется договор займа, который подписывают обе стороны. Деньги могут быть перечислены как на счет заемщика, так и выданы ему через кассу (в расходном ордере необходимо указать, на каком основании выданы деньги – в нашем случае это договор займа). Если сумма займа не возвращается в определенные в договоре сроки, то у вас есть три года исковой давности, дабы потребовать долг. В случае невозвращения долга у директора возникает доход, с которого нужно удерживать НДФЛ по ставке 13% и начислять страховые взносы. При упрощенной системе налогообложения сумма займа не учитывается ни в расходах, ни в доходах.
2) Второй способ – это списание средств за счет компании. Для оформления данной процедуры необходимо придумать основание, по которому деньги были списаны. Если вы такого основания не находите, то данные траты не нужно заносить в Книгу учета, а просто исчисляете страховые взносы и удерживаете НДФЛ с этих потраченной суммы.
3) Третий способ – это оформление выдачи материальной помощи. Этот способ законен, но не выгоден при Упрощенной системе налогообложения (материальная помощь не списывается на затраты при «упрощенке»). Данный способ также весьма трудоемкий: директор пишет заявление с просьбой о выдаче ему материальной помощи и оформляет соответствующий приказ. Согласно п. 8 ст. 217 НК РФ, ст. 9Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ оформление выдачи материальной помощи позволяет не платить НДФЛ и страховые взносы со средств не более 4 000 рублей.
4) Четвертый способ – это оформление договора дарения (п. 2 ст. 574 ГК РФ). Согласно п. 1 и п. 3 ст. 224 НК РФ вам придется удерживать НДФЛ по ставке 13% или 30% с суммы больше 4000 рублей. Вам также придется начислить страховые взносы, так как у директора имеются трудовые отношения с компанией.
